Embaucher à Malte : Un guide étape par étape

Vous avez décidé de la structure de votre entreprise. Il est maintenant temps de passer aux étapes suivantes pour employer officiellement du personnel. Avant d'embaucher à Malte, vous devez procéder à plusieurs enregistrements clés afin de vous conformer au droit du travail maltais. Voici ce que vous devez faire :

1. Obtenir un numéro PE (identification de l'employeur)

Avant d'embaucher à Malte, vous devez obtenir un Numéro PE (autorisation d'emploi) de la Commissaire aux recettes. Cela est essentiel pour le traitement des salaires, les déductions fiscales et les cotisations de sécurité sociale.

Comment postuler ?

Compléter le Formulaire de demande de numéro PE (disponible sur le site web du Commissaire au revenu).
✔ Fournir des documents justificatifs, tels que le certificat d'enregistrement de l'entreprise, les détails de l'enregistrement de la TVA et les documents d'identité des directeurs/propriétaires.
✔ Soumettre la demande en ligne ou en personne.
✔ Une fois le traitement effectué, vous recevrez votre Numéro PEvous permettant d'embaucher officiellement du personnel.

2. Enregistrez votre entreprise auprès de Jobsplus

Avant de pouvoir embaucher des salariés, votre entreprise doit être enregistrée auprès de Jobsplusl'agence nationale pour l'emploi de Malte. Cela permet de garantir le respect de la réglementation en matière d'emploi et de faciliter la tenue des registres officiels.

Pour vous inscrire, créez un JProfil de l'employeur obsplus via le portail Jobsplus en ligne et fournir des informations sur l'entreprise, y compris les détails de l'enregistrement de l'entreprise, le numéro PE, le numéro d'enregistrement de la TVA et les coordonnées. Une fois les informations fournies, attendez la confirmation avant de procéder à l'embauche des employés.

3. Enregistrer les employés auprès de Jobsplus

Toute nouvelle embauche doit être déclarée à Jobsplus dans les trois jours de leur date d'entrée en fonction. Cela permet d'assurer un statut d'emploi légal et de garantir la conformité des salaires et des impôts.

Processus d'enregistrement des employés :

✔ Obtenir les documents d'identification de l'employé (carte d'identité pour les ressortissants de l'UE/EEE, passeport pour les non-ressortissants de l'UE).
✔ Compléter le Formulaire d'engagement (disponible sur le site Jobsplus).
✔ Soumettre le formulaire par voie électronique ou en personne.
✔ Recevoir une confirmation de Jobsplus.
✔ En cas de départ d'un employé, soumettre un Formulaire de résiliation dans les quatre jours.

4. S'enregistrer auprès d'Identità Malta (pour les employés non européens)

Si vous envisagez d'employer Ressortissants de pays tiers (RPT)votre entreprise doit s'inscrire auprès de Identité MalteL'autorité responsable des permis de travail et des demandes de résidence pour les travailleurs non ressortissants de l'UE.

Comment s'inscrire :

✔ Créer un Compte employeur sur la plateforme Identità Malta.

✔ Fournir la documentation requise, y compris les détails de l'enregistrement de l'entreprise et le numéro d'identification de l'entreprise.

✔ Soumettre la demande à l'approbation.

5. Demande de permis de travail (pour les employés du TCN)

Les salariés non ressortissants de l'UE doivent obtenir un Permis de travail (permis unique) avant de pouvoir travailler légalement à Malte. En tant qu'employeur, vous êtes responsable de l'obtention de ce permis en leur nom.

Procédure de candidature :

Pour embaucher un salarié non ressortissant de l'UE, vous devez rassembler les documents nécessaires, notamment la copie du passeport du salarié, son contrat de travail, sa licence professionnelle et ses qualifications, et soumettre la demande à Identità Malta. Le processus d'approbation peut prendre plusieurs semaines, et ce n'est qu'une fois approuvé que l'employé peut légalement commencer à travailler à Malte.

6. S'inscrire au système de règlement final (SRS)

Pour traiter les déductions fiscales, inscrivez-vous au Système de règlement final (SRS) avec le Commissaire aux recettes via le portail des services délégués de la CRF.

Marche à suivre pour s'inscrire : Marche à suivre pour s'inscrire :
✔ Créer un Compte employeur sur le portail des services délégués de la CRF.
✔ Liez votre entreprise en utilisant votre numéro de PE et vos données de TVA.
✔ Activer Services de déclaration des salaires de payer les impôts et les cotisations de sécurité sociale.

Une fois inscrit, vous devrez soumettre votre candidature :

• Formulaires FS5 (Rapports mensuels sur les salaires)
• Formulaires FS3 (Résumés annuels de l'impôt sur le revenu des salariés)
• Formulaire FS7 (Déclaration annuelle de l'employeur)

7. Respecter la sécurité sociale et la fiscalité

Une fois les employés embauchés, les entreprises doivent

• Déduire Impôt PAYE (Pay-As-You-Earn) et le soumettre au commissaire aux recettes.
• Rémunération Cotisations d'assurance nationale (NICs) au nom des employés.
• Soumettre les formulaires mensuels FS5 et les rapports annuels FS3 et FS7.

8. Garantir le respect de la législation en matière d'emploi

Les employeurs doivent respecter le droit du travail maltais, notamment

✔ Exigences en matière de salaire minimum - fixé par la loi.
✔ Heures de travail normales - généralement 40 heures par semaine.
✔ Droits aux congés - y compris les congés annuels, les congés de maladie et les jours fériés.
✔ Contrats de travail - doit se faire par écrit, en précisant le salaire, la fonction et les conditions.

9. Respecter les obligations en matière de santé et de sécurité

Les entreprises doivent respecter Réglementation en matière de santé et de sécurité au travail (SST) en garantissant une un environnement de travail sûr, conduisant l'évaluation des risqueset en fournissant formation et mesures de sécurité pour protéger les employés contre les risques sur le lieu de travail.

10. Embaucher des salariés de l'UE/EEE

Les ressortissants de l'UE/EEE n'ont pas besoin de permis de travail, mais ils doivent en obtenir un :

✔ Be inscrits à Jobsplus.
✔ Obtenir un Numéro de sécurité sociale maltais.
✔ S'inscrire pour Cotisations fiscales et NIC.

11. Choisir un logiciel de paie pour la conformité et l'efficacité

Pour rationaliser le traitement des salaires, envisagez d'utiliser un logiciel de paie. Les options les plus courantes à Malte sont les suivantes

💼Options du logiciel de paie : Shireburn Indigo Payroll - Automatise le calcul des impôts et de la sécurité sociale, idéal pour les entreprises de toutes tailles.
💼 Buddy HR - Un système basé sur le cloud où les employés peuvent accéder à leurs fiches de paie et demander des congés.
💼 LEAP Payroll - Une solution de paie sécurisée, basée sur le cloud, à des prix compétitifs.

L'utilisation du bon logiciel de paie garantit la conformité avec les lois fiscales maltaises et simplifie la gestion de la paie.

Réflexions finales

Pour embaucher des employés à Malte, il faut remplir plusieurs formalités essentielles, de l'obtention d'un permis de conduire à l'obtention d'un permis de travail. Numéro PE pour s'inscrire auprès de Jobsplus et Identité Malte (en cas d'embauche de ressortissants de pays tiers). En suivant ces étapes, vous pouvez constituer une main-d'œuvre conforme à la loi tout en évitant les pénalités potentielles.

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Autres lectures

Ressources utiles

📌 Commissaire aux recettes
📌 Jobsplus Malte
📌 Identité Malte