Ansættelse på Malta: En trin-for-trin-guide

Så du har besluttet dig for din virksomhedsstruktur - nu er det tid til at tage de næste skridt for officielt at ansætte personale. Før du ansætter på Malta, skal du gennemføre flere vigtige registreringer for at sikre, at du overholder den maltesiske arbejdsmarkedslovgivning. Her er, hvad du skal gøre:

1. Få et PE-nummer (arbejdsgiveridentifikation)

Før du ansætter på Malta, skal du have en PE-nummer (tilladelse til at ansætte) fra Kommissær for indtægter. Det er afgørende for lønbehandling, skattefradrag og bidrag til sociale sikringsordninger.

Sådan ansøger du:

Gennemfør den Formular til ansøgning om PE-nummer (tilgængelig på skattekommissærens hjemmeside).
✔ Fremlæg dokumentation, f.eks. et virksomhedsregistreringsbevis, momsregistreringsoplysninger og ID-dokumenter for direktører/ejere.
✔ Indsend ansøgningen online eller personligt.
✔ Når det er behandlet, vil du modtage din PE-nummerhvilket giver dig mulighed for officielt at ansætte personale.

2. Registrer din virksomhed hos Jobsplus

Før du kan ansætte medarbejdere, skal din virksomhed være registreret hos JobsplusMaltas nationale arbejdsformidling. Dette sikrer overholdelse af ansættelsesreglerne og letter den officielle registrering.

For at registrere dig skal du oprette en Jobsplus arbejdsgiverprofil via den online Jobsplus-portal og angiv virksomhedsoplysninger, herunder oplysninger om virksomhedsregistrering, PE-nummer, momsregistreringsnummer og kontaktoplysninger. Når du har indsendt oplysningerne, skal du afvente bekræftelse, før du går videre med at ansætte medarbejdere.

3. Registrer medarbejdere hos Jobsplus

Alle nyansættelser skal indberettes til Jobsplus inden for tre dage af deres startdato. Dette sikrer lovlig ansættelsesstatus og korrekt overholdelse af løn- og skatteregler.

Proces for registrering af medarbejdere:

✔ Indhent medarbejderens identifikationsdokumenter (ID-kort for EU/EØS-borgere, pas for ikke-EU-borgere).
✔ Udfyld den Formular til engagement (tilgængelig på Jobsplus' hjemmeside).
✔ Indsend formularen elektronisk eller personligt.
✔ Modtag bekræftelse fra Jobplus.
✔ Hvis en medarbejder rejser, skal du indsende en Opsigelsesformular inden for fire dage.

4. Registrer dig hos Identità Malta (for ansatte uden for EU)

Hvis du planlægger at ansætte Tredjelandsstatsborgere (TCN)skal din virksomhed registrere sig hos Identità Malta, den myndighed, der er ansvarlig for arbejdstilladelser og ansøgninger om opholdstilladelse for arbejdstagere fra lande uden for EU.

Sådan tilmelder du dig:

✔ Opret en Arbejdsgiverkonto på Identità Malta-platformen.

✔ Giv den nødvendige dokumentation, herunder oplysninger om virksomhedsregistrering og PE-nummer

✔ Indsend ansøgningen til godkendelse.

5. Ansøg om arbejdstilladelse (for TCN-medarbejdere)

Ansatte uden for EU skal have en Beskæftigelsestilladelse (enkelt tilladelse) før de lovligt kan arbejde på Malta. Som arbejdsgiver er du ansvarlig for at sikre denne tilladelse på deres vegne.

Ansøgningsproces:

For at ansætte en medarbejder fra et land uden for EU skal du samle de nødvendige dokumenter - herunder medarbejderens paskopi, jobkontrakt, virksomhedslicens og relevante kvalifikationer - og indsende ansøgningen til Identità Malta. Godkendelsesprocessen kan tage flere uger, og først når den er godkendt, kan medarbejderen lovligt begynde at arbejde på Malta.

6. Tilmeld dig slutafregningssystemet (FSS)

For at behandle skattefradrag skal du registrere dig til System til endelig afregning (FSS) med Kommissær for indtægter via CFR's portal for delegerede tjenester.

Sådan registrerer du dig: Sådan registrerer du dig:
✔ Opret en Arbejdsgiverkonto på CFR's portal for delegerede tjenester.
✔ Link din virksomhed ved hjælp af dit PE-nummer og dine momsoplysninger.
✔ Aktiver Lønrapporteringstjenester at indbetale skat og socialsikringsbidrag.

Når du er registreret, skal du indsende:

• FS5-formularer (Månedlige lønrapporter)
• FS3-formularer (Årlige skatteoversigter for medarbejdere)
• FS7-formular (Årlig arbejdsgiverrapport)

7. Overhold social sikring og beskatning

Når medarbejderne er ansat, skal virksomhederne:

• Træk fra PAYE (Pay-As-You-Earn) skat og sende det til kommissæren for indtægter.
• Betal Bidrag til national forsikring (NIC) på vegne af medarbejderne.
• Indsend månedlige FS5-formularer og årlige FS3- og FS7-rapporter.

8. Sørg for at overholde ansættelseslovene

Arbejdsgivere skal overholde maltesisk arbejdsmarkedslovgivning, herunder:

✔ Krav til mindsteløn - fastsat ved lov.
✔ Standard arbejdstid - typisk 40 timer om ugen.
✔ Rettigheder til orlov - herunder årlig ferie, sygeorlov og helligdage.
✔ Ansættelseskontrakter - skal være skriftlig med angivelse af løn, jobfunktion og betingelser.

9. Opfyld sundheds- og sikkerhedsforpligtelser

Virksomheder skal overholde Regler for sundhed og sikkerhed på arbejdspladsen (OHS) ved at sikre en sikkert arbejdsmiljø, gennemføre risikovurderingerog giver uddannelse og sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte medarbejderne mod farer på arbejdspladsen.

10. Ansættelse af EU/EØS-medarbejdere

EU/EØS-borgere behøver ikke arbejdstilladelse, men det skal de:

✔ Være registreret hos Jobsplus.
✔ Få en Maltesisk socialsikringsnummer.
✔ Registrer dig for Bidrag til skat og NIC.

11. Vælg lønsoftware til overholdelse af regler og effektivitet

For at strømline lønbehandlingen kan du overveje at bruge lønsoftware. Populære muligheder på Malta omfatter:

💼Muligheder for lønsoftware: Shireburn Indigo Payroll - Automatiserer beregninger af skat og social sikring, ideelt for virksomheder i alle størrelser.
💼 Buddy HR - Et cloudbaseret system, hvor medarbejderne kan få adgang til lønsedler og søge om orlov.
💼 LEAP lønningsliste - En sikker, cloudbaseret lønløsning med konkurrencedygtige priser.

Brug af den rigtige lønsoftware sikrer overholdelse af maltesisk skattelovgivning og forenkler lønadministrationen.

Afsluttende tanker

At ansætte medarbejdere i Malta kræver, at man gennemfører flere vigtige registreringer, fra at få en PE-nummer at registrere sig hos Jobsplus og Identità Malta (hvis du ansætter TCN'er). Ved at følge disse trin kan du opbygge en lovmedholdelig arbejdsstyrke og samtidig undgå potentielle sanktioner.

Har du brug for hjælp? Den Expatax Konsulentteam er her for at hjælpe! Kontakt os i dag for at få ekspertrådgivning om ansættelse og overholdelse af ansættelsesregler.

Yderligere læsning

Nyttige ressourcer

📌 Kommissær for indtægter
📌 Jobsplus Malta
📌 Identità Malta