Sie haben sich also für Ihre Unternehmensstruktur entschieden - jetzt ist es an der Zeit, die nächsten Schritte zu unternehmen, um offiziell Personal einzustellen. Bevor Sie in Malta Personal einstellen können, müssen Sie einige wichtige Registrierungen vornehmen, um die Einhaltung der maltesischen Arbeitsgesetze zu gewährleisten. Hier ist, was Sie tun müssen:
1. Beantragen Sie eine PE-Nummer (Employer Identification)
Bevor Sie in Malta anheuern, müssen Sie sich eine PE-Nummer (Erlaubnis zur Beschäftigung) von der Kommissar für Einnahmen. Dies ist entscheidend für die Bearbeitung der Gehaltsabrechnungen, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge.
Wie man sich bewirbt:
Vervollständigen Sie die PE-Nummer Antragsformular (abrufbar auf der Website des Commissioner for Revenue).
✔ Legen Sie Belege vor, z. B. eine Bescheinigung über die Gewerbeanmeldung, Angaben zur Mehrwertsteuerregistrierung und Ausweisdokumente der Geschäftsführer/Eigentümer.
✔ Reichen Sie die Bewerbung online oder persönlich ein.
✔ Nach der Bearbeitung erhalten Sie Ihre PE-Nummerdamit Sie offiziell Personal einstellen können.
2. Registrieren Sie Ihr Unternehmen bei Jobsplus
Bevor Sie Mitarbeiter einstellen können, muss Ihr Unternehmen bei folgender Stelle angemeldet werden Jobsplusder nationalen Arbeitsagentur Maltas. Dies gewährleistet die Einhaltung der Beschäftigungsvorschriften und erleichtert die amtliche Buchführung.
Um sich zu registrieren, erstellen Sie eine Jobsplus Arbeitgeberprofil über das Online-Portal Jobsplus und geben Sie Unternehmensinformationen an, darunter Angaben zur Gewerbeanmeldung, PE-Nummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Kontaktinformationen. Warten Sie nach der Übermittlung auf die Bestätigung, bevor Sie mit der Einstellung von Mitarbeitern fortfahren.
3. Mitarbeiter bei Jobsplus anmelden
Jede Neueinstellung muss an Jobsplus gemeldet werden. innerhalb von drei Tagen ihres Eintrittsdatums. Dies gewährleistet einen legalen Beschäftigungsstatus und eine ordnungsgemäße Lohn- und Steuerkonformität.
Prozess der Mitarbeiterregistrierung:
✔ Besorgen Sie sich die Ausweispapiere des Mitarbeiters (Personalausweis für EU/EWR-Bürger, Reisepass für Nicht-EU-Bürger).
✔ Füllen Sie die Engagement-Formular (abrufbar auf der Jobsplus-Website).
✔ Reichen Sie das Formular elektronisch oder persönlich ein.
✔ Sie erhalten eine Bestätigung von Jobsplus.
✔ Wenn ein Mitarbeiter ausscheidet, legen Sie eine Kündigungsformular innerhalb von vier Tagen.
4. Registrierung bei Identità Malta (für Nicht-EU-Beschäftigte)
Wenn Sie planen, Folgendes zu beschäftigen Drittstaatsangehörige (TCNs)muss sich Ihr Unternehmen registrieren lassen bei Identità Maltadie für Arbeitsgenehmigungen und Aufenthaltsanträge von Nicht-EU-Arbeitnehmern zuständige Behörde.
Wie man sich anmeldet:
✔ Erstellen einer Konto des Arbeitgebers auf der Plattform Identità Malta.
✔ Legen Sie die erforderlichen Unterlagen vor, einschließlich Angaben zur Gewerbeanmeldung und PE-Nummer
✔ Reichen Sie den Antrag zur Genehmigung ein.
5. Beantragung von Arbeitsgenehmigungen (für TCN-Mitarbeiter)
Arbeitnehmer aus Nicht-EU-Ländern müssen eine Beschäftigungslizenz (Einzelgenehmigung) bevor sie in Malta legal arbeiten können. Als Arbeitgeber sind Sie dafür verantwortlich, diese Genehmigung in ihrem Namen einzuholen.
Bewerbungsprozess:
Um einen Nicht-EU-Beschäftigten einzustellen, müssen Sie die erforderlichen Unterlagen zusammenstellen - einschließlich der Passkopie des Beschäftigten, des Arbeitsvertrags, der Geschäftslizenz und der relevanten Qualifikationen - und den Antrag bei Identità Malta einreichen. Das Genehmigungsverfahren kann mehrere Wochen dauern, und erst nach der Genehmigung kann der Mitarbeiter legal in Malta arbeiten.
Arbeitsgenehmigungen für Drittstaatsangehörige: Ein Überblick über Verfahren und Anforderungen
6. Registrierung für das Endabrechnungssystem (FSS)
Um Steuerabzüge zu bearbeiten, registrieren Sie sich für das Endabrechnungssystem (FSS) mit dem Kommissar für Einnahmen über das Portal CFR Delegated Services.
Schritte zur Registrierung: Schritte zur Registrierung:
✔ Erstellen einer Konto des Arbeitgebers auf dem CFR Delegated Services Portal.
✔ Verknüpfen Sie Ihr Unternehmen mit Ihrer PE-Nummer und Ihren Mehrwertsteuerangaben.
✔ Aktivieren Gehaltsabrechnung Reporting Services Steuer- und Sozialversicherungsbeiträge zu entrichten.
Sobald Sie registriert sind, müssen Sie den Antrag einreichen:
- FS5 Formulare (Monatliche Berichte über die Gehaltsabrechnung)
- FS3 Formulare (Jährliche Zusammenfassungen der Arbeitnehmersteuern)
- FS7 Formular (Jährliche Steuererklärung des Arbeitgebers)
7. Sozialversicherung und Steuern einhalten
Sobald die Mitarbeiter eingestellt sind, müssen die Unternehmen:
- Abzuziehen PAYE (Pay-As-You-Earn) Steuer und legen sie dem für die Einnahmen zuständigen Kommissar vor.
- Bezahlen Nationale Versicherungsbeiträge (NICs) im Namen der Arbeitnehmer.
- Vorlage der monatlichen FS5-Formulare und der jährlichen FS3- und FS7-Berichte.
8. Gewährleistung der Einhaltung der Arbeitsgesetze
Die Arbeitgeber müssen die maltesischen Arbeitsgesetze einhalten, unter anderem:
✔ Anforderungen an den Mindestlohn - gesetzlich festgelegt.
✔ Standard-Arbeitszeiten - in der Regel 40 Stunden pro Woche.
✔ Urlaubsansprüche - einschließlich Jahresurlaub, Krankheitsurlaub und Feiertage.
✔ Arbeitsverträge - muss schriftlich erfolgen, unter Angabe des Gehalts, der Funktion und der Arbeitsbedingungen.
9. Gesundheits- und Sicherheitsverpflichtungen erfüllen
Die Unternehmen müssen Folgendes einhalten Vorschriften zu Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz (OHS) durch Gewährleistung einer sichere Arbeitsumgebung, leitend Risikobewertungenund die Bereitstellung Ausbildung und Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz der Arbeitnehmer vor Gefahren am Arbeitsplatz.
10. Einstellung von EU/EWR-Mitarbeitern
EU/EWR-Staatsangehörige benötigen keine Arbeitserlaubnis, aber sie müssen:
✔ Be bei Jobsplus registriert.
✔ Erhalten Sie eine Maltesische Sozialversicherungsnummer.
✔ Anmelden für Steuern und NIC-Beiträge.
11. Wählen Sie Software für die Lohnbuchhaltung für Compliance und Effizienz
Um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu rationalisieren, sollten Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware verwenden. Zu den beliebten Optionen in Malta gehören:
💼Software-Optionen für die Gehaltsabrechnung: Shireburn Indigo Gehaltsabrechnung - Automatisiert Steuer- und Sozialversicherungsberechnungen, ideal für Unternehmen jeder Größe.
💼 Buddy HR - Ein cloudbasiertes System, in dem die Mitarbeiter ihre Gehaltsabrechnungen einsehen und Urlaub beantragen können.
💼 LEAP Gehaltsabrechnung - Eine sichere, cloudbasierte Gehaltsabrechnungslösung zu wettbewerbsfähigen Preisen.
Die Verwendung der richtigen Lohnsoftware gewährleistet die Einhaltung der maltesischen Steuergesetze und vereinfacht die Verwaltung der Lohnabrechnung.
Ihr bester Leitfaden für die maltesischen Gehaltsabrechnungsvorschriften
Abschließende Überlegungen
Die Einstellung von Arbeitnehmern in Malta erfordert mehrere wichtige Registrierungen, von der Erlangung einer PE-Nummer zur Registrierung bei Jobsplus und Identità Malta (wenn Sie TCNs einstellen). Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine rechtskonforme Belegschaft aufbauen und gleichzeitig mögliche Strafen vermeiden.
Brauchen Sie Hilfe? Die Expatax Beratungsteam ist hier, um zu helfen! Wenden Sie sich noch heute an uns, wenn Sie fachkundige Unterstützung bei der Einstellung von Mitarbeitern und der Einhaltung von Beschäftigungsvorschriften benötigen.
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