Der Januar markiert den formellen Übergang zwischen den Abrechnungsjahren in Malta. Für die Arbeitgeber ist dieser Zeitraum durch den Abschluss des vorangegangenen Abrechnungsjahres, die Vorbereitung der gesetzlichen Beschäftigungsmeldungen und die Anwendung der aktualisierten Abrechnungsparameter für das neue Kalenderjahr gekennzeichnet.
Dieser Überblick skizziert die Personal- und Lohnverpflichtungen, die im Januar 2026 entstehen, die betreffenden Dokumente und die Verbindung zwischen den Beschäftigungsunterlagen und der Lohn- und Gehaltsabrechnung in diesem Zeitraum.
Jahresendabrechnung für 2025
Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen für das Kalenderjahr 2025 müssen vollständig abgeschlossen sein, bevor die Jahresberichte fertiggestellt werden können. Dazu gehören der Abschluss aller Lohn- und Gehaltsabrechnungen für das Jahr und die Konsolidierung der im Jahr 2025 gemeldeten Arbeitnehmereinkommen, Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge.
Der Stand der Gehaltsabrechnung zum Jahresende spiegelt dies wider:
- Alle während des Kalenderjahres 2025 aktiven Beschäftigungszeiten
- Alle Neueinstellungen und Kündigungen, die innerhalb dieses Jahres bearbeitet wurden
- Alle steuerpflichtigen Einkünfte, Abzüge und gesetzlichen Beiträge, die über die Gehaltsabrechnung erfasst werden
Diese konsolidierte Position bildet die Grundlage für die jährliche Berichterstattung an Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Jährliche Dokumente zur Lohnabrechnung
Nach Ablauf des Kalenderjahres müssen gemäß dem maltesischen Lohn- und Gehaltssystem zwei gesetzlich vorgeschriebene Dokumente erstellt werden.
FS3
Der FS3 ist die Jahresabrechnung, die jedem Arbeitnehmer ausgehändigt wird. Sie fasst das Bruttoeinkommen, die abgezogenen Steuern und die Sozialversicherungsbeiträge für das Jahr zusammen und spiegelt die gesamte Lohnsumme des Arbeitnehmers für 2025 wider.
FS7
Die FS7 ist die jährliche Abstimmungserklärung des Arbeitgebers. Sie konsolidiert alle FS3-Zahlen und gleicht sie mit den Beträgen ab, die bereits im Laufe des Jahres im Rahmen der monatlichen Lohnabrechnungen gemeldet und gezahlt wurden.
Der jährliche Abgleich gleicht die Aufzeichnungen der Gehaltsabrechnungssoftware mit den im Laufe des Jahres beim CFR Malta eingereichten Daten ab.
Kontinuität der monatlichen Gehaltsabrechnung
Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Malta erfolgt in einem monatlichen Zyklus. Die Lohn- und Gehaltsabrechnungen werden mit den auf dem maltesischen Markt weit verbreiteten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen wie Shireburn Indigo Payroll, Talexio, Interpay und anderen lokal angepassten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystemen durchgeführt, die die gesetzlichen Steuer-, Sozialversicherungs- und Meldevorschriften unterstützen. Diese Systeme generieren Lohndaten und erstellen die Zahlen für die monatlichen Meldungen, während die monatlichen Erklärungen und Zahlungen selbst über Die Dienstleistungen von CFR Malta im Rahmen des Endabrechnungssystems (FSS).
Jede monatliche Meldung trägt zur jährlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung bei, die später über das FS7 abgestimmt wird. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Januar ist daher die erste Lohn- und Gehaltsabrechnung für das Kalenderjahr 2026, während sich der jährliche Abgleich ausschließlich auf die Lohn- und Gehaltsabrechnung für das Jahr 2025 bezieht.
Beschäftigungsnachweise und HR-Anpassung
Gehaltsabrechnung Die Berichterstattung ist mit den Beschäftigungsunterlagen verbunden. Jährliche Lohn- und Gehaltsabrechnungen spiegeln die Beschäftigungsbedingungen wider, wie sie im Laufe des Jahres bestanden, so dass die Konsistenz zwischen der HR-Dokumentation und den Lohn- und Gehaltsdaten von entscheidender Bedeutung ist.
Zu den beschäftigungsbezogenen Aufzeichnungen, die sich in der Gehaltsabrechnung widerspiegeln, gehören:
- Arbeitsverträge und Vertragsbedingungen
- Gehaltsstrukturen und Arbeitsregelungen
- Beginn und Ende der Beschäftigung
- Kündigungen und Entlassungen
- Abschließende Zahlungen bei Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses
Entlassung in Malta: Rechte, Pflichten und das weitere Vorgehen
Entlassungen und Beschäftigungsveränderungen im Jahr 2025
Endete das Beschäftigungsverhältnis im Jahr 2025, so wird in der Lohn- und Gehaltsabrechnung der letzte Beschäftigungszeitraum berücksichtigt. Dies schließt ein:
- Letzte Gehaltszahlungen
- Behandlung der Kündigungsfrist
- Gesetzliche Ansprüche, die über die Gehaltsabrechnung abgewickelt werden
- Korrekte Beendigungsdaten für Steuer- und Sozialversicherungszwecke
Diese Elemente werden in den FS3 des Arbeitnehmers und den FS7 des Arbeitgebers aufgenommen, um sicherzustellen, dass die jährliche Position die Beschäftigung während des Jahres genau widerspiegelt.
Ab Januar 2026 geltende Parameter für die Gehaltsabrechnung
Ab der ersten Gehaltsabrechnung im Januar 2026 gelten in den Gehaltsabrechnungs- und HR-Systemen aktualisierte Parameter für die Gehaltsabrechnung und Beschäftigung. Diese Parameter beziehen sich sowohl auf Lohnberechnungen als auch auf gesetzliche Beschäftigungsansprüche, die über die Lohn- und Gehaltsabrechnung verwaltet werden.
Zu den Parametern, die für das Kalenderjahr 2026 gelten, gehören:
- Die für 2026 geltende Lebenshaltungskostenpauschale - 4,66 € pro Woche.
- Für das Jahr geltende Lohnsteuertabellen und gesetzliche Abzüge - Haushaltsmaßnahmen mit Auswirkungen auf die Lohnberechnung
- Gesetzlicher Anspruch auf Jahresurlaub - 27 Tage (216 Stunden)
- Gesetzlicher Anspruch auf Krankheitsurlaub - Die Höhe des Krankheitsurlaubs hängt wesentlich von der jeweiligen Lohnverordnung ab, die den jeweiligen Wirtschaftszweig regelt. /////////
Diese Parameter gelten nur für Lohnabrechnungszeiträume, die in das Kalenderjahr 2026 fallen, und sind von der jährlichen Meldung der Lohnabrechnungsdaten für 2025 getrennt.
Schlussfolgerung
Der Januar bringt mehrere unterschiedliche, aber miteinander verbundene Verpflichtungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung und der Personalverwaltung mit sich. Er schließt ein Lohn- und Gehaltsabrechnungsjahr ab, schließt die gesetzliche Beschäftigungsmeldung ab und legt den Lohn- und Gehaltsabrechnungsrahmen für das kommende Jahr fest.
Für die Arbeitgeber stellt dieser Zeitraum einen administrativen Rücksetzpunkt dar, an dem die Lohn- und Gehaltsabrechnungen, die Beschäftigungsdokumentation und die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen zusammengeführt werden, um einen vollständigen und genauen Beschäftigungsnachweis für das vorangegangene Jahr zu erstellen und gleichzeitig die Grundlage für die Lohn- und Gehaltsabrechnung im Jahr 2026 zu schaffen.
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